Facturify Docs

Gestiuni

Ghid complet pentru configurarea regulilor de selectie automata a depozitelor si maparea locatiilor de stoc.

Cand sunt necesare regulile de depozit?

Daca aveti un singur depozit, nu este nevoie sa creati reguli - setati depozitul implicit in pagina de Setari si toate comenzile vor folosi acel depozit. Regulile sunt utile doar daca aveti mai multe depozite si doriti rutare automata bazata pe locatia clientilor.

Ce sunt Regulile de Depozit?

Regulile de depozit sunt configuratii care automatizeaza selectia depozitului din care se descarca stocul la generarea facturilor. In loc sa selectati manual depozitul pentru fiecare comanda, sistemul alege automat depozitul potrivit pe baza adresei de livrare a clientului.

Beneficii:

  • Automatizare completa - Nu mai este nevoie sa selectati manual depozitul pentru fiecare comanda
  • Reducerea costurilor de transport - Trimiteti din depozitul cel mai apropiat de client
  • Gestionare multi-regiune - Depozite diferite pentru Romania, UE si export
  • Optimizare stoc - Distribuiti inteligent stocul intre locatii
  • Scalabilitate - Adaugati noi depozite si reguli pe masura ce afacerea creste

Cerinta prealabila

Inainte de a crea reguli, asigurati-va ca depozitele sunt sincronizate din SmartBill. Accesati Setari si verificati ca depozitele dvs. apar in lista de selectie.

Tipuri de Reguli

La crearea unei reguli, selectati mai intai depozitul principal, apoi alegeti tipul de regula:

Regiuni Specifice

Selectati judete/orase specifice dintr-o tara. Cea mai precisa regula — are prioritatea cea mai mare.

Exemplu: Comenzile din Bucuresti si Ilfov → "Depozit Centru Bucuresti"

Tara Intreaga

Toate comenzile dintr-o tara, indiferent de judet/regiune. Prioritate medie.

Exemplu: Toate comenzile din Germania → "Depozit Berlin"

Grup Regional (Domestic, UE, Non-UE)

Regula generala pentru grupuri de tari. Prioritatea cea mai joasa.

Domestic = doar Romania, UE = toate tarile UE (27 tari), Non-UE = restul lumii

Depozite de Rezerva (Verificare Stoc)

Daca depozitul principal nu are stoc suficient, aplicatia incearca automat depozitele de rezerva in ordinea de prioritate:

  • Rezerva 1 — Prioritate maxima (primul depozit verificat dupa cel principal)
  • Rezerva 2 — Al doilea depozit de rezerva
  • Rezerva 3 — Prioritate minima (ultimul depozit verificat)

Verificare stoc

Verificarea stocului in depozitele de rezerva se aplica doar cand "Scadere automata stoc" este activata in Setari. Fara aceasta optiune, se foloseste intotdeauna depozitul principal.

Cum se Selecteaza Depozitul?

La fiecare comanda, aplicatia cauta automat cea mai potrivita regula, de la cea mai specifica la cea mai generala:

  1. Regiuni Specifice — Exista regula pentru judetul clientului? (ex: Bucuresti)
  2. Tara Intreaga — Exista regula pentru tara clientului? (ex: Germania)
  3. Grup Regional — Exista regula pentru zona clientului? (Domestic / UE / Non-UE)
  4. Depozit Implicit — Daca nicio regula nu se potriveste, se foloseste depozitul din Setari

Exemplu

Comanda din Bucuresti → exista regula pe judet? Da → se foloseste "Depozit Centru Bucuresti".
Comanda din Cluj → nu exista regula pe judet, dar exista regula pe Romania → se foloseste "Depozit Principal".
Comanda din Berlin → nu exista regula pe judet sau tara, dar exista regula UE → se foloseste "Depozit UE".

Creare Reguli de Depozit

Urmati acesti pasi pentru a crea o regula noua:

  1. Din meniul aplicatiei, accesati Reguli Depozite
  2. Apasati "Adauga Regula Noua"
  3. Selectati depozitul dorit din lista
  4. Alegeti tipul de regula: Regiuni Specifice, Tara Intreaga sau Grup Regional
  5. Configurati conditiile (tara, judete sau regiune)
  6. Optional: adaugati depozite de rezerva si o descriere
  7. Apasati "Salveaza" — regula este activa imediat

Validare Automata

Formularul valideaza automat datele introduse. Tarile si provinciile sunt verificate pentru coerenta (nu puteti selecta provincii din alta tara decat cea aleasa).

Exemple de Utilizare

Cateva scenarii comune:

Un singur depozit

Nu creati nicio regula. Setati depozitul implicit in Setari si toate comenzile il vor folosi automat.

Doua depozite in Romania (sud + nord)

Creati o regula Regiuni Specifice pentru judetele din sud (Bucuresti, Ilfov, etc.) → Depozit Bucuresti. Alta regula pentru judetele din nord (Cluj, Brasov, etc.) → Depozit Cluj. Restul judetelor vor folosi depozitul implicit.

Depozite pe regiuni (Romania + UE + Export)

Creati 3 reguli de tip Grup Regional: Domestic → Depozit Bucuresti, UE → Depozit Hamburg, Non-UE → Depozit Export.

Probleme Comune

Depozitele nu apar in lista

Verificati ca sunteti conectat la SmartBill in Setari. Depozitele se sincronizeaza automat dupa conectare.

Comanda foloseste depozitul gresit

Verificati ca exista o regula pentru tara/judetul clientului. Regulile mai specifice (pe judet) au prioritate fata de cele generale (pe tara sau regiune). Daca nicio regula nu se potriveste, se foloseste depozitul implicit din Setari.

Daca problema persista

Contactati suportul tehnic la support@facturify.ro cu detalii despre comanda afectata.

Pasi Urmatori

Sincronizare Stoc

Configureaza webhook-uri pentru actualizare automata a stocurilor din SmartBill

Generare Facturi

Invata cum se genereaza facturile si cum se aplica regulile de depozit

Configurare Initiala

Seteaza depozitul implicit si alte parametri de baza

Depanare

Rezolva probleme comune si verifica logs