Facturify Docs

Generare Facturi SmartBill

Ghid complet pentru generarea si gestionarea facturilor SmartBill din Shopify. Invata cum sa generezi facturi manual sau automat, sa gestionezi stornari, si sa inregistrezi platile.

Inainte de a genera facturi

Asigurati-va ca aveti configurate corect: conexiunea la SmartBill, seria de facturare, cota TVA, si depozitul implicit. Fara aceste setari, generarea facturilor va esua. Consultati Configurare Initiala.

Generare Manuala Facturi

Exista trei modalitati de a genera manual facturi SmartBill pentru comenzi:

1. Din Pagina Detalii Comanda

Pas Obligatoriu: Adaugati Blocul SmartBill

Dupa instalarea aplicatiei, blocul "SmartBill Invoices" nu apare automat pe pagina comenzii. Trebuie adaugat manual o singura data si fixat (pinned) pentru a ramane vizibil permanent.
  1. Deschideti o comanda din Orders in Shopify Admin
  2. In partea dreapta a paginii, apasati pe "Add block" (sau iconul "+")
  3. Selectati "SmartBill Invoices" din lista de blocuri disponibile
  4. Apasati pe iconul "Pin" de pe bloc pentru a-l fixa permanent pe toate comenzile

Pasi pentru generare din pagina comenzii:

  1. Accesati Detalii Comanda — In Shopify Admin, mergeti la Orders si selectati comanda dorita
  2. Gasiti Sectiunea SmartBill — In dreapta paginii veti vedea blocul "Facturi SmartBill" (adaugat in pasul anterior)
  3. Selectati Depozitul — Alegeti depozitul din care se factureaza (daca aveti mai multe depozite configurate)
  4. Generati Factura — Apasati butonul "Genereaza Factura" si asteptati confirmarea

Timp Real

Dupa generare, numarul si seria facturii apar imediat in blocul SmartBill, impreuna cu butoanele de printare, descarcare PDF, stornare, anulare si stergere.

Erori la Generare

Daca generarea facturii esueaza, eroarea va fi afisata direct in blocul SmartBill. Ultima eroare ramane vizibila pana la o generare reusita. Exemple de erori frecvente:
  • Stoc insuficient — Produsul nu are suficient stoc in depozitul SmartBill selectat
  • Gestiune negasita — Depozitul configurat nu exista in SmartBill. Verificati setarile depozitului
  • Seria nu a fost gasita — Seria de facturare configurata nu mai exista in SmartBill
  • Cota TVA negasita — Cota TVA configurata nu corespunde cu nomenclatorul SmartBill
Puteti reincerca generarea direct din blocul SmartBill apasand butonul "Genereaza Factura". Pentru solutii detaliate la erori, consultati pagina Depanare.

2. De pe pagina comenzi (Orders)

Pasi:

  1. In Shopify Admin, navigati la Orders
  2. Selectati una sau mai multe comenzi din lista (bifati checkbox-urile)
  3. Click pe butonul de actiuni (trei puncte verticale) si selectati "Generate SmartBill Invoice"
  4. In fereastra care se deschide, verificati detaliile comenzii
  5. Apasati "Generate Invoice"
  6. Dupa generare, veti vedea seria si numarul facturii + buton de descarcare PDF

3. Din Aplicatia SmartBill → Facturi

Pasi:

  1. Deschideti aplicatia SmartBill din Shopify Admin
  2. Navigati la pagina Facturi
  3. Veti vedea o lista cu toate comenzile si statusul lor de facturare
  4. Pentru comenzi fara factura, click pe butonul "Genereaza"
  5. Factura este generata instant si apare seria-numarul in tabel

Pagina Facturi

Din aceasta pagina puteti filtra comenzi dupa plata/livrare, cauta comenzi si vedea toate facturile generate intr-un singur loc. Totusi, metoda recomandata este generarea direct din blocul SmartBill de pe pagina comenzii.

Generare Automata Facturi

Generarea automata permite crearea de facturi la finalizarea comenzii, fara interventie manuala (disponibil pentru planurile Basic si superioare):

Necesita Plan Basic sau Superior

Functia de auto-invoicing necesita abonament activ. Consultati pagina Abonamente pentru detalii.

Cum Functioneaza?

1. Comanda Noua in Shopify

Cand un client plaseaza o comanda in magazinul dvs., aplicatia este notificata automat.

Totul se intampla automat in fundal — nu trebuie sa faceti nimic.

2. Verificare Metoda de Plata

Aplicatia verifica cum a platit clientul (card, ramburs, transfer bancar) si compara cu setarile dvs.

Factura se genereaza automat doar pentru metodele de plata pe care le-ati activat in setari.

3. Factura Apare in SmartBill

In cateva secunde, factura este creata automat in SmartBill si apare pe pagina comenzii in blocul SmartBill.

Pentru platile online (card, PayPal), plata este inregistrata automat in SmartBill odata cu factura.

Metode de Plata Suportate

Puteti activa generarea automata selectiv pentru:

Plati cu Card / Online (recomandat)

Shopify Payments, PayPal, Stripe, Braintree, etc.

Avantaj: Plata este confirmata instant → factura se genereaza imediat

Incasarea se inregistreaza automat: Pentru platile online, aplicatia inregistreaza automat incasarea facturii in SmartBill la generarea facturii

Ramburs (Cash on Delivery)

Plata numerar la livrare.

Atentie: Factura se genereaza inainte de incasare → risc de anulare comenzi

Recomandat: Folositi generare manuala pentru comenzi ramburs

Transfer Bancar

Plata prin virament bancar (manual).

Dezavantaj: Plata poate intarzia zile → factura generata inainte de incasare

Recomandat: Folositi generare manuala dupa confirmarea platii

Configurare in Setari

Pentru a activa sau dezactiva generarea automata, mergeti la Setari → Generare Automata Facturi. De acolo puteti activa optiunea "Genereaza automat facturi pentru comenzi noi" si selecta metodele de plata dorite: Plati cu Card, Ramburs (COD) sau Transfer Bancar.

Generare in Masa

Generati facturi pentru mai multe comenzi odata, direct din lista de comenzi Shopify. Util cand aveti mai multe comenzi de facturat simultan.

Disponibil din planul Basic

Generarea in masa este disponibila incepand cu planul Basic. Economiseste timp considerabil pentru volume mari de comenzi.

Pasi:

  1. In Shopify Admin, navigati la Orders
  2. Selectati una sau mai multe comenzi din lista (bifati checkbox-urile)
  3. Click pe butonul de actiuni (trei puncte verticale) si selectati "Generate SmartBill Invoice"
  4. In fereastra care se deschide, verificati detaliile comenzilor selectate
  5. Apasati "Generate Invoice"
  6. Dupa generare, veti vedea seria si numarul fiecarei facturi + buton de descarcare PDF

Nota

Comenzile care au deja factura generata sunt ignorate automat. Daca o factura esueaza (ex: stoc insuficient), restul comenzilor continua sa fie procesate normal.

Storno/Anulare Factura

Storno este metoda corecta, conforma cu legislatia fiscala, de anulare a unei facturi emise:

Ce este Storno?

Storno

Storno este un document fiscal care anuleaza o factura emisa anterior, avand exact aceeasi valoare, dar cu semn negativ.

Exemplu: Factura FACT-100 cu valoare 500 RON → Storno FACT-101 cu valoare -500 RON → Total net: 0 RON

Cand folositi Storno?

  • Comanda a fost returnata de client — Client ramburseaza produse → storno pentru anulare TVA
  • Comanda a fost anulata dupa emiterea facturii — Factura a fost trimisa clientului → nu o puteti sterge
  • Trebuie sa emiteti o factura corectata — Stornati factura gresita → generati o factura noua corecta

Cum Generati Storno?

Pasi:

  1. Accesati comanda in Shopify Admin
  2. In blocul "SmartBill Invoices" din dreapta, veti vedea factura generata
  3. Click pe iconita "Return" (sageata intoarsa) langa factura
  4. Confirmati actiunea
  5. Aplicatia creeaza automat un storno in SmartBill si il afiseaza sub factura originala

Dupa Storno

Factura originala va fi marcata ca "Reversed" (stornata), iar storno-ul va aparea ca document separat cu seria-numar propriu. Puteti genera o factura noua corectata dupa stornare.

Storno Automat la Retur

Aplicatia poate genera automat storno cand o comanda este returnata in Shopify (disponibil pentru planurile Professional si superioare):

Cum activati:

  1. Mergeti la Setari → Auto-Storno on Cancel
  2. Activati switch-ul "Enable Auto-Storno"
  3. Salvati setarile

Atentie!

Storno-ul automat functioneaza prin webhook "refunds/create". Asigurati-va ca procesul de anulare comenzi este bine gestionat pentru a evita stornari accidentale.

Anulare Factura (Cancel)

Anularea (cancel) marcheaza o factura ca si anulata in SmartBill, dar NU creeaza un document storno:

Diferenta fata de Storno

Storno (Recomandat)

Creeaza document fiscal nou (storno) cu valoare negativa. Se raporteaza la ANAF (factura + storno). Conform cu legislatia fiscala romana.

Folositi pentru returnari/anulari oficiale

Cancel (Dezactivat)

Marcheaza factura ca anulata in SmartBill. NU creeaza document fiscal nou. Pastreaza factura in sistem, dar inactiva.

Folositi doar pentru erori minore interne

Cand NU folositi Cancel

  • Pentru returnari oficiale (folositi Storno)
  • Pentru anulari dupa trimiterea facturii catre client (folositi Storno)
  • Pentru conformitate fiscala (folositi Storno)

Cum Anulati o Factura?

Pasi:

  1. Accesati comanda in Shopify Admin
  2. In blocul "SmartBill Invoices", gasiti factura
  3. Click pe iconita "X" (anulare) langa factura
  4. Confirmati actiunea
  5. Factura va fi marcata ca "Cancelled" in sistem

Stergere Factura

Stergerea elimina complet factura din SmartBill, dar are restrictii stricte:

Restrictii Importante!

  • Puteti sterge DOAR ultima factura din serie (conform regulilor SmartBill)
  • Factura nu trebuie sa fi fost trimisa clientului
  • Stergerea este PERMANENTA - nu poate fi anulata

Cand Puteti Sterge?

  • Factura generata din greseala — Imediat dupa generare, inainte de trimitere catre client
  • Testare configurari — Facturi de test generate pentru verificare setari
  • Este ultimul document din serie — Verificati ca nu exista facturi emise dupa aceasta

Cum Stergeti o Factura?

Pasi:

  1. Accesati comanda in Shopify Admin
  2. In blocul "SmartBill Invoices", gasiti factura
  3. Click pe iconita "Delete" (cos de gunoi - rosu) langa factura
  4. Verificati ca este ultima din serie (daca nu, butonul va fi dezactivat)
  5. Confirmati actiunea
  6. Factura este stearsa permanent din SmartBill

Dupa stergere

Puteti genera o factura noua pentru aceeasi comanda. Noua factura va avea acelasi numar de serie daca era ultima din serie.

Stergere Storno

Puteti sterge si documentele storno (daca sunt ultimele din serie):

Ce se intampla:

  • Storno-ul este sters din SmartBill
  • Factura originala revine la status "Generated" (activa)
  • Puteti genera un nou storno sau lasa factura activa
  • Puteti genera o factura noua daca factura originala a fost si ea reversata

Descarcare Factura din Pagina Comenzii (Orders)

Descarcati PDF-ul facturii direct din pagina comenzii in Shopify Admin:

Pasi:

  1. Accesati comanda in Shopify Admin
  2. In blocul "SmartBill Invoices" din dreapta paginii
  3. Click pe iconita "Download" (sageata in jos) langa factura
  4. PDF-ul se deschide in tab nou

Avantaj

PDF-ul se deschide instant, fara a parasi pagina comenzii. Ideal pentru verificare rapida.

Istoric Facturi

Aplicatia pastreaza un istoric complet al tuturor operatiunilor efectuate pe facturi:

Unde gasiti istoricul facturilor?

Informatiile despre facturi sunt salvate automat si accesibile in mai multe locuri:

Pe pagina comenzii in Shopify

Veti vedea numarul facturii, data generarii, si butonul de descarcare PDF direct pe comanda.

In aplicatia SmartBill

Lista Facturi afiseaza toate comenzile si istoricul complet: facturi generate, stornari, anulari.

Link de partajare

Fiecare factura are un link unic pe care il puteti partaja cu clientii sau contabilul.

Timeline / Cronologie Comanda

In aplicatia SmartBill, pagina de detalii comanda afiseaza un timeline complet al operatiunilor:

Exemple evenimente in timeline:

  • Invoice Generated: FACT-100 generat (manual/automat)
  • Invoice Reversed: FACT-100 stornata → storno FACT-101 creat
  • Invoice Deleted: FACT-100 stearsa din sistem
  • Invoice Cancelled: FACT-100 anulata (fara storno)
  • Payment Registered: Plata 500 RON inregistrata via Card
  • Webhook Processed: Auto-storno creat de webhook refund

Auto-Detection

Timeline-ul detecteaza automat operatiunile si le afiseaza cu badge-uri colorate: verde (succes), rosu (eroare), galben (warning), albastru (info).

Toate operatiunile sunt urmarite

Aplicatia salveaza un istoric complet al tuturor actiunilor efectuate: generari, stornari, anulari, modificari. Puteti consulta oricand ce s-a intamplat cu o factura.

Incasare Factura

Aplicatia sincronizeaza automat platile din Shopify catre SmartBill, eliminand nevoia de inregistrare manuala:

1. Incasare Automata (plati cu cardul)

Pentru platile online (card, PayPal), plata este inregistrata automat in SmartBill in acelasi timp cu generarea facturii:

Eficienta Maxima

Aplicatia creeaza factura SI inregistreaza plata intr-un singur pas. Rezultat: factura marcata instant ca "INCASATA" in SmartBill.

Cand se aplica?

Plati cu card (Shopify Payments, Stripe, Braintree), PayPal, sau orice metoda de plata care confirma plata instant.

Sistemul detecteaza automat metoda de plata si inregistreaza plata daca comanda este platita.

Ce informatii se trimit?

Tip plata: "Card online" (detectat automat din Shopify). Suma: Total comanda (inclusiv taxe, transport). Moneda: Moneda clientului. Data: Data generarii facturii.

2. Incasare Ulterioara (ramburs, transfer bancar)

Pentru metodele de plata care NU confirma instant (ramburs, transfer bancar), incasarea este inregistrata automat cand comanda devine incasata:

Flux automat:

  1. Comanda este marcata manual ca incasata (paid) in Shopify Admin
  2. Aplicatia detecteaza automat schimbarea de status
  3. Verifica daca exista factura generata pentru comanda
  4. Daca factura exista si nu este deja incasata, se inregistreaza incasarea in SmartBill
  5. Factura este marcata ca INCASATA in SmartBill

Prevenire Duplicate

Sistemul verifica intai daca incasarea a fost deja inregistrata (de exemplu, la generarea facturii). Daca incasarea exista deja, nu se inregistreaza din nou.

3. Mapare Metode de Plata

Metodele de plata din Shopify sunt detectate automat si mapate la tipurile SmartBill:

Mapare automata:

  • Shopify Payments, Stripe, Braintree → Card online
  • PayPal → Card online
  • Ramburs (Cash on Delivery) → Numerar
  • Transfer Bancar → Ordin de Plata (OP)
  • Plata manuala → Ordin de Plata (OP)
  • Altele → Card online (implicit)

Probleme Frecvente

Solutii pentru problemele cele mai intalnite la generarea facturilor:

SmartBill nu este configurat

Cauza: Credentialele SmartBill nu sunt configurate sau contul nu a fost conectat.

Solutie: Daca este prima instalare, parcurgeti Asistentul de Configurare. Daca aplicatia era deja configurata, mergeti la Setari → Configurare API si completati Email-ul, Tokenul si CIF-ul companiei.

Limita Lunara Atinsa

Cauza: Ati atins limita lunara de facturi pentru planul actual.

Solutie: Faceti upgrade la un plan superior sau asteptati inceputul lunii viitoare. Consultati pagina Abonamente.

Regim TVA nepotrivit (Configuration mismatch detected)

Cauza: Aplicatia este configurata pe HOME, dar comanda din UE contine cote TVA care nu sunt romanesti (ex: 20% Germania). Aceasta inseamna ca Shopify are configurat OSS, dar aplicatia nu.

Solutie: Verificati Setari → Conformitate TVA UE si alegeti: HOME (pentru vanzari doar in Romania) sau OSS (pentru vanzari in intreaga UE). Consultati TVA si Regimuri.

Stoc insuficient in depozitul SmartBill

Cauza: SmartBill nu are suficient stoc pentru produsul respectiv in depozitul selectat. Mesajul original de la SmartBill indica produsul si depozitul exact.

Solutie:

  1. Adaugati stoc prin NIR (Nota de Intrare Receptie) in SmartBill
  2. SAU dezactivati "Utilizeaza Stoc SmartBill" in Setari daca nu gestionati stocul
  3. Daca aveti multi-depozit, verificati ca stocul exista in depozitul corect

Factura generata dar nu apare PDF-ul

Cauza: PDF-ul nu a fost generat inca in SmartBill (intarziere de ~5 secunde).

Solutie: Asteptati 10 secunde si reimprospatati pagina. Daca problema persista, verificati in SmartBill.ro daca factura exista.

Factura are TVA gresit

Cauza: Cota TVA configurata incorect sau regim TVA gresit (HOME vs OSS).

Solutie:

  1. Stergeti factura (daca e ultima din serie) sau creati un storno
  2. Corectati cota TVA in Setari → Configurare Facturi
  3. Verificati Regimul TVA (HOME/OSS) in Setari → Conformitate TVA UE
  4. Regenerati factura

Incasarea nu se inregistreaza automat

Cauza: Metoda de plata nu e recunoscuta sau detectarea platilor nu functioneaza.

Solutie:

  1. Platile cu card (Shopify Payments, Stripe, PayPal) se incaseaza automat la generarea facturii
  2. Pentru Ramburs (COD) si Transfer Bancar, incasarea se inregistreaza cand comanda e marcata ca incasata (paid) in Shopify
  3. Contactati suportul daca metoda de plata nu e recunoscuta

Produsul nu a fost gasit in SmartBill

Cauza: Produsul nu exista in nomenclatorul SmartBill si optiunea "Salveaza produse in SmartBill" este dezactivata.

Solutie:

  1. Activati "Salveaza produse in SmartBill" in Setari
  2. SAU adaugati manual produsul in SmartBill.ro → Nomenclator
  3. Regenerati factura

Generarea automata nu functioneaza

Cauza: Functionalitatea necesita un plan cu generare automata activata, sau metoda de plata nu e bifata.

Solutie:

  1. Verificati planul activ in Setari → Abonament
  2. Verificati ca "Genereaza automat facturi pentru comenzi noi" este activat in Setari → Generare Automata Facturi
  3. Verificati ca metoda de plata din comanda este bifata: Plati cu Card, Ramburs sau Transfer Bancar

Seria de facturare nu a fost gasita in SmartBill

Cauza: Seria configurata in aplicatie nu exista in contul SmartBill.

Solutie: Deschideti SmartBill → Setari → Serii documente si verificati ca seria exista. Apoi mergeti la Setari din aplicatie si selectati o serie valida din dropdown.

Depozitul nu a fost gasit in SmartBill

Cauza: Depozitul selectat nu exista in SmartBill sau numele nu se potriveste exact.

Solutie: Mergeti la Setari → Depozite si resincronizati depozitele din SmartBill. Selectati un depozit valid din lista actualizata.

Daca problema persista

Consultati pagina Depanare pentru ghid complet de rezolvare a problemelor sau contactati suportul tehnic.

Pasi Urmatori

Sincronizare Stoc

Configureaza webhook-uri pentru actualizare automata stocuri

Depozite si Reguli

Seteaza reguli de rutare pentru depozite multiple

TVA si Regimuri

Configureaza OSS si conformitate fiscala pentru UE

Depanare

Ghid complet de troubleshooting pentru erori comune