Facturify Docs

Configurare SmartBill

Ghid complet pentru configurarea integrarii SmartBill cu Shopify.

Inainte de a incepe

Asigurati-va ca aveti un cont activ SmartBill cu datele de conectare la indemana. La instalare primiti automat 30 de zile de proba gratuita cu acces la toate functionalitatile. Dupa expirarea perioadei de proba, selectati un plan din pagina Abonamente.

Cum obtin datele de conectare?

  1. Accesati SmartBill.ro — Autentificati-va in contul SmartBill
  2. Mergeti la Contul Meu → Integrari — Navigati la sectiunea API
  3. Copiati datele — Copiati datele (Email, Token, CIF) in aplicatia SmartBill pentru Shopify

Asistent de Configurare (Setup Wizard)

La prima instalare a aplicatiei, veti fi ghidat printr-un asistent de configurare pas cu pas. Acesta va ajuta sa configurati tot ce este necesar pentru a incepe generarea facturilor.

Configurare Rapida

Asistentul de configurare apare automat la prima accesare. Puteti finaliza setup-ul in cateva minute urmand pasii de mai jos. Dupa finalizare, puteti modifica oricand setarile din pagina Setari.
1

Conectare SmartBill

Introduceti email-ul, tokenul API si CIF-ul companiei. Aplicatia testeaza automat conexiunea si sincronizeaza datele din SmartBill (serii, cote TVA, depozite).

2

Configurare Facturi

Selectati seria de facturi, cota TVA implicita, unitatea de masura si sursa codului de produs (SKU sau Barcode).

3

Depozit si Stoc

Selectati depozitul implicit si activati gestionarea stocului daca doriti scaderea automata a stocului la generarea facturilor. Optional: activati facturarea multi-depozit.

4

TVA UE si Export in functie de plan

Configurati regimul TVA (HOME sau OSS) si setarile pentru export daca vindeti in afara UE. Acest pas apare doar daca planul include aceste functionalitati.

5

Automatizare in functie de plan

Activati generarea automata de facturi la plasarea comenzilor. Alegeti pentru ce metode de plata (card, ramburs, transfer bancar) se genereaza automat.

✓

Finalizare

Configurarea este completa! Sunteti redirectionat catre pagina principala a aplicatiei de unde puteti genera facturi sau accesa setarile avansate.

Dupa Finalizare

Toate setarile configurate in asistent pot fi modificate ulterior din pagina Setari. Sectiunile de mai jos descriu in detaliu fiecare optiune disponibila.

Setari Manuale

Dupa configurarea initiala prin asistent, puteti modifica individual fiecare setare din pagina Setari a aplicatiei. Mai jos gasiti descrierea detaliata a fiecarei optiuni.

Configurare Facturi

Configurati parametrii de baza pentru generarea facturilor:

Serie Facturi

Selectati seria implicita pentru facturi (sincronizata automat din SmartBill dupa conectare).

Exemplu: FACT, INVOICE, etc.

Cota TVA Implicita

Selectati cota TVA aplicata implicit pentru produse (doar pentru platitori TVA).

Normala (21%), Redusa1 (9%), Redusa2 (5%), Scutit (0%).

Unitate de Masura

Unitatea de masura implicita pentru produse pe factura.

Valoare implicita: buc (bucati).

Sursa Cod Produs

Alegeti daca codul produsului din factura provine din SKU sau Barcode.

Recomandat: SKU pentru consistenta cu inventarul Shopify.

Preturile Includ TVA

Specifica daca preturile din Shopify includ sau nu TVA-ul.

Nume Curier (optional)

Numele curierului pentru afisare pe factura (ex: Fan Courier, DHL, Cargus).

Setari Depozite

Selectati depozitul implicit pentru descarcarea stocului la generarea facturilor:

Configurare Depozit:

  • Depozitele sunt sincronizate automat din SmartBill dupa conectare
  • Selectati depozitul implicit folosit pentru generarea facturilor
  • Pentru reguli avansate, consultati Depozite si Reguli

Nota

Daca aveti mai multe depozite, puteti crea reguli automate bazate pe tara sau regiune pentru rutare inteligenta.

Gestionare Stoc

Activati gestionarea stocului pentru a descarca automat cantitatile din SmartBill la generarea facturilor:

Atentie

Activarea acestei optiuni va scadea stocul din SmartBill doar daca ati selectat un depozit. Fara depozit configurat, produsele nu vor fi scazute din stoc.

Facturare Multi-Depozit

Cand este activat, fiecare produs din comanda poate fi facturat din depozitul care are stoc. Aplicatia verifica stocul din Shopify si aloca automat depozitul corect per produs, urmand ordinea de prioritate din regulile de depozit (primar → rezerva 1 → rezerva 2 → rezerva 3).

Exemplu: Produs A se factureaza din DEPOZIT (are stoc), Produs B din SATU MARE (DEPOZIT nu are stoc) — pe aceeasi factura.

Salvare Produse si Clienti in SmartBill

Configurati salvarea automata a produselor si clientilor in SmartBill:

Salveaza Produse in SmartBill

Daca este activata, produsele din comenzi vor fi salvate automat in baza de produse SmartBill.

Recomandat: NU pentru magazine cu catalog mare.

Salveaza Clienti in SmartBill

Daca este activata, clientii din comenzi vor fi salvati automat in baza de clienti SmartBill.

Recomandat: DA pentru usurinta in gestionare si conformitate GDPR.

Beneficii

Salvarea clientilor faciliteaza gestionarea facturilor ulterioare si conformitatea cu legislatia fiscala.

Generare Automata Facturi

Configurati generarea automata de facturi la finalizarea comenzilor (disponibil pentru planurile Basic si superioare):

Functia 'Facturare automata' necesita plan Basic sau superior

Pentru a activa facturarea automata, trebuie sa aveti un plan activ care include aceasta functionalitate. Consultati pagina Abonamente.

Recomandare

Este recomandat sa activati generarea automata doar pentru platile online (card, PayPal). Pentru ramburs si transfer bancar, generarea manuala ofera mai mult control.

Regim TVA pentru UE

Selectati regimul TVA aplicat pentru comenzile din Uniunea Europeana:

HOME (Regim National)

Toate facturile sunt emise cu TVA-ul tarii expeditorului (Romania).

Pentru magazine care vand preponderent in Romania sau sub pragul OSS (10.000 EUR/an).

OSS (One Stop Shop)

Facturile se emit cu cota TVA a tarii destinatarului (client UE).

Pentru magazine inregistrate in OSS, vanzari internationale in UE.

Cote TVA necesare in SmartBill pentru OSS

Cand activati regimul OSS, trebuie sa creati in SmartBill cate o cota TVA numita "OSS" pentru fiecare procent TVA al tarilor in care vindeti.

De exemplu, daca vindeti in Germania (19%) si Franta (20%), creati in SmartBill:

  • OSS cu 19% (pentru Germania)
  • OSS cu 20% (pentru Franta)

Cotele TVA pentru fiecare tara UE le gasiti in aplicatie la pagina Cote TVA UE din meniu. Adaugati in SmartBill doar cotele pentru tarile in care aveti vanzari.

CIF Intracomunitar pentru OSS

CIF-ul intracomunitar este obligatoriu doar daca sunteti inregistrati in regimul OSS. Daca folositi regim HOME, aceasta setare nu este necesara.

Important

Functia TVA OSS necesita planul Professional sau superior. Consultati pagina TVA si Regimuri pentru detalii.

Setari Export (Non-UE)

Configurati parametrii pentru comenzi catre tari din afara Uniunii Europene:

Am comenzi export (non-UE)

Activati aceasta optiune daca vindeti si catre tari din afara UE (SUA, UK, Elvetia, etc.).

Configurare necesara in SmartBill

Trebuie sa creati o cota de TVA numita "EXPORT" cu valoare 0% in SmartBill.

Sincronizare Stoc SmartBill → Shopify

Activati sincronizarea automata a stocurilor din SmartBill catre Shopify (disponibil pentru planurile Basic si superioare):

Cum functioneaza?

La fiecare modificare de stoc in SmartBill (iesire, intrare, transfer), aplicatia primeste o notificare si actualizeaza automat stocurile in Shopify.

Pasi pentru activare:

  1. Accesati Setari in aplicatia Facturify pentru Shopify
  2. Activati switch-ul "Sincronizare Stoc"
  3. Copiati URL-ul si Token-ul de autentificare generate automat
  4. Accesati SmartBill.ro → Integrari → Sincronizare Stocuri
  5. Lipiti URL-ul si Token-ul in campurile corespunzatoare
  6. Apasati "Testeaza conexiunea" pentru a verifica configurarea
  7. Apasati "Salveaza" in SmartBill

Beneficii

Stocurile sunt actualizate in timp real, evitand supravanzarile. Detalii complete in pagina Sincronizare Stoc.

Storno Automat la Rambursare

Activati stornarea automata a facturilor cand comenzile sunt rambursate in Shopify (disponibil pentru planurile Professional si superioare):

Cum functioneaza

Cand creati o rambursare (refund) pentru o comanda in Shopify, aplicatia detecteaza automat acest eveniment si creaza un storno in SmartBill pentru factura asociata.

Nota

Functia este disponibila doar pentru planurile Professional si Enterprise. Verificati pagina Abonamente.

Pasi Urmatori

Generare Facturi

Invata cum sa generezi facturi manual si automat

Depozite si Reguli

Configureaza reguli de rutare pentru depozite multiple

TVA si Regimuri

Configureaza OSS si conformitate fiscala pentru UE

Sincronizare Stoc

Configureaza webhook-uri pentru sincronizare automata